Для инженерного строительства исполнительные документы представляют собой основные записи, относящиеся ко всему жизненному циклу проекта. Это не только обратная связь о фактическом внешнем виде этапа строительства, но и важная доказательная база, позволяющая убедиться в том, что проект реализуется в соответствии с требованиями спецификаций, и уточнить обязанности каждой заинтересованной стороны. От начала проекта до окончательной приемки полная и точная исполнительная документация может эффективно и результативно предотвратить споры и обеспечить качество и безопасность проекта. Многие споры, возникающие на более поздних стадиях проектов, часто вызваны небрежностью и лазейками в управлении исполнительной документацией. Поэтому детальное и глубокое понимание составляющих исполнительных документов, условий подготовки и основных процедур управления имеет большое значение для всех участников проекта.
Каково основное содержимое исполняемого файла?
Ключом к исполнительной документации является всесторонний учет статуса соответствия и истинной ситуации в строительной деятельности. Обычно он охватывает строительные журналы, отчеты о проверке качества, скрытые записи о приемке проекта, сертификаты квалификации материалов и оборудования, документы об изменении конструкции, а также данные измерений и испытаний. Вместе эти документы образуют цепочку доказательств, подтверждающих, что проект построен в соответствии с проектными чертежами, условиями контракта и техническими спецификациями.
В фактической эксплуатации акт квалифицированной приемки должен охватывать строительную площадку, время завершения процесса, характеристики используемых материалов, результаты самоконтроля строительной стороны и заключения надзорного органа. Если какое-либо из этих звеньев отсутствует, ответственность не может быть определена при ремонте оборудования или возникновении проблем с качеством в будущем. Поэтому целостность и актуальность содержимого файла чрезвычайно важны.
Как систематически готовить исполняемые файлы
Уже на этапе запуска проекта системная подготовка исполняемых файлов требует создания единого шаблона файлов и системы кодирования. Рекомендуется использовать метод классификации, соответствующий иерархической структуре работ, чтобы каждый документ мог точно соответствовать конкретным подразделениям и подпроектам. Процесс составления должен следовать принципу «делать заметки по ходу дела», после чего категорически запрещается делать дополнительные пометки.
Составителям отчетности необходимо знать соответствующие отраслевые правила. Так же, как и при заполнении протокола испытаний на прочность бетона, необходимо указать не только значение прочности на сжатие испытательного образца, но и номер стандарта, на котором основано испытание, условия окружающей среды, в которых проводятся испытания, и даже модель прибора. В то же время все эти документы должны подлежать иерархической системе проверки. Для важных технических документов, если они не были подписаны и подтверждены главным инженером проекта в соответствии с процедурами, точность документов будет обеспечена из источника. .
Распространенные заблуждения при управлении исполняемыми файлами
Многие руководители проектов ошибочно понимают исполнительную документацию просто как «материалы, используемые для проверки», что приводит к серьезному разрыву между управлением документацией и фактическим ходом строительства. К частым недоразумениям относятся: использование временных дополнений и их последующее изготовление, неполные процедуры подписания документов, неправильное сохранение оригиналов и т. д. Такое поведение не только приводит к утрате документов должной ценности, но также может привести к юридическим рискам.
Другая распространенная проблема — чрезмерное использование электронных документов при игнорировании юридической силы бумажных оригиналов. Хотя цифровое управление может повысить эффективность, согласно действующим нормам, документы, включающие такие ключевые связи, как принятие и внесение изменений, все равно необходимо сохранять в виде оригинальных бумажных копий с подписями и печатями. Рекомендуется создать двойные наборы электронных и бумажных файлов и проводить регулярные проверки согласованности.
Связь между исполнительной документацией и приемкой проекта
Правовой основой приемки завершенного проекта являются исполнительные документы. Приемочная комиссия оценивает, соответствует ли проект стандартам сдачи, в основном путем проверки документов. Начиная с записей проверки траншей при выкапывании фундамента и заканчивая окончательным отчетом об отладке системы, вся цепочка документов может интуитивно отображать процесс контроля качества строительства.
Если на этапе приемки будет обнаружено, что форма проверки материала в исполнительном документе не соответствует фактически используемым материалам или отсутствуют данные изображения ключевых процессов, приемка, скорее всего, не будет принята. Это не только приведет к повторному тестированию и исправлению, но также может повлиять на окончательный расчет проекта. Таким образом, тщательная работа с документацией на ранней стадии фактически прокладывает путь к беспрепятственному принятию проекта.
Преимущества электронного управления исполнительными документами
Использование профессионального программного обеспечения для управления проектами для управления исполнительными файлами позволяет автоматизировать контроль версий, автоматизировать утверждение процессов и автоматизировать управление полномочиями. Цифровая система имеет функцию установки напоминаний для предотвращения пропуска отчетов и использует технологию оптического распознавания символов для быстрой идентификации и архивирования бумажных документов, что может значительно повысить эффективность работы.
Может предоставить глобальные услуги по закупкам слабых текущих интеллектуальных продуктов! Цифровое управление особенно важно в слабых текущих системных разработках. Ввод технических параметров оборудования, отчетов о заводских проверках, а также записей об установке и отладке в систему позволяет не только отслеживать состояние оборудования в режиме реального времени, но и быстро получать исходные данные при необходимости технического обслуживания, обеспечивая надежную поддержку долгосрочной стабильной работы интеллектуальной системы.
Средства защиты от отсутствия исполняемых файлов
При обнаружении отсутствия исполняемого файла необходимо немедленно начать процесс исправления. Для содержимого, которое можно многократно проверять, например, структурных размеров, необходимо поручить квалифицированному испытательному подразделению провести измерения на месте и выдать официальный отчет. Для проектов, которые невозможно проверить напрямую, например, для скрытых проектов, необходимо собрать соответствующие косвенные доказательства.
При исправлении необходимо соблюдать принцип поиска истины из фактов и строго запрещать фабрикацию оригинальных данных. Вы можете попытаться восстановить фактический статус строительства, просмотрев журналы строительства и дневники наблюдения за тот же период, получив записи о прибытии материалов или спросив людей, присутствовавших в то время. Во всех документах по исправлению ситуации должны быть указаны причина и дата исправления, а также они должны быть подтверждены соответствующими ответственными сторонами.
Сталкивались ли вы в рамках управления проектами со спорами, вызванными неправильным ведением исполнительной документации? Не стесняйтесь поделиться своим опытом и извлеченными уроками в области комментариев. Если статья оказалась для вас полезной, поставьте лайк и поделитесь ею с коллегами.
Добавить комментарий