В условиях все более сложной и запутанной международной бизнес-среды и строгих правил защиты данных управление и контроль информации о посетителях в соответствии с требованиями требований стало неотъемлемой частью бизнес-операций. GDPR, также известный как Общий регламент по защите данных, не только помогает устанавливать стандарты в Европе, но его влияние распространилось на все части мира, предлагая фундаментальные изменения в том, как компании обрабатывают персональные данные. В этой статье будет рассмотрено, как компании должны систематически управлять персональными данными посетителей и контролировать их в рамках GDPR, от регистрации доступа до хранения и удаления данных, чтобы создать легальную, прозрачную и безопасную систему управления посетителями.
Каковы основные требования к управлению посетителями в соответствии с GDPR?
Управление посетителями соответствует основным принципам GDPR, которые включают законность, справедливость и прозрачность. Когда компании собирают имена посетителей, контактную информацию, причины посещений, номерные знаки и даже биометрическую информацию, они должны иметь четкую правовую основу. Наиболее распространенным основанием являются «законные интересы», такие как обеспечение безопасности помещений, но это должно быть сбалансировано с правами и свободами посетителей.
Предприятия обязаны четко сообщать о прозрачности, когда посетители впервые входят на площадку. Обычно это достигается посредством четкого заявления о конфиденциальности. Посетители должны быть проинформированы о том, кто будет собирать их данные, с какой целью они будут использоваться, как долго они будут храниться и какие права имеет посетитель. Заявление о конфиденциальности не может быть скрыто внизу длинной регистрационной формы, но должно быть представлено на видном месте, чтобы посетители были полностью осведомлены о ситуации, прежде чем предоставлять данные.
Как законно собрать личную информацию при регистрации посетителя
Принципы, направленные на минимизацию данных, являются отправной точкой для законного сбора. Информация, собранная с помощью регистрационной формы, должна быть необходима только для цели посещения. Например, если речь идет только о выдаче карты временного доступа, возможно, нет необходимости собирать домашний адрес посетителя. При этом должна быть обеспечена точность данных. Устаревшую информацию следует немедленно обновить или удалить. Персонал на месте должен быть обучен отвечать на простые вопросы посетителей об обработке данных.
Как показывает практика, электронная система регистрации имеет преимущества перед бумажными книгами регистрации. Он может обеспечить целостность информации посредством обязательного заполнения полей, а также интегрирует электронные заявления о конфиденциальности и функции получения согласия. Система должна иметь возможность автоматически устанавливать период хранения данных, например, 30 дней после окончания посещения, а также запрашивать или автоматически анонимизировать данные по истечении срока их действия, что может значительно снизить риск просроченного хранения данных из-за халатности человека.
Как безопасно хранить и обрабатывать данные посетителей
После сбора данные о посетителях должны надежно храниться. Бумажный реестр должен храниться в запертом шкафу, доступном только для уполномоченного персонала, и должен быть надежно уничтожен после использования. Более важными являются меры безопасности электронных данных, в том числе шифрование базы данных хранилища, настройка разрешений на основе ролей для строгого контроля прав доступа и запись журналов активности системы для отслеживания того, кто, к каким данным и когда обращался.
Что касается обработки данных, то здесь также необходимо занять осторожную позицию. Например, если информация о посетителях передается соответствующим аспектам управления имуществом здания или конкретным посещаемым отделам, об этом следует четко и ясно сообщить заранее в заявлении о конфиденциальности. Если речь идет о передаче данных за пределы Европейской экономической зоны, необходимо убедиться, что принимающая сторона имеет уровень защиты, признанный GDPR, например, посредством стандартных договорных положений. Внутренние сотрудники должны пройти обучение по вопросам безопасности данных, чтобы избежать утечки данных из-за операционных ошибок.
Как долго следует хранить данные о посетителях?
GDPR предусматривает, что время хранения данных не может превышать время, необходимое для достижения целей сбора. Целями сбора данных о посетителях обычно являются безопасность и управление доступом. Таким образом, срок хранения должен быть напрямую связан с фактическими потребностями доступа. Обычно используемый подход заключается в установлении фиксированного более короткого периода, например от 30 до 90 дней после завершения доступа, для решения возможных последующих вопросов или для проведения расследований инцидентов безопасности.
Компании должны разработать четкую политику хранения и строго соблюдать ее. Например, можно оговорить, что данные обычных посетителей будут храниться в течение шестидесяти дней. Однако записи посетителей, проникших в чувствительные области исследований и разработок, из-за необходимости проверки безопасности, могут храниться в течение полного года. Ключевым моментом является то, что политика должна быть задокументирована, и система имеет возможность автоматически выполнять удаления. Регулярная проверка разумности сроков хранения и внесение корректировок в зависимости от изменений в бизнесе или законодательстве является ключевой частью постоянного соблюдения требований.
Как посетители могут реализовать свои права на данные в соответствии с GDPR
Посетители, как субъекты данных, имеют такие права, как право доступа, право на исправление и так называемое право на забвение. Соответствующие компании должны подготовить удобные и простые в использовании каналы, чтобы посетители могли воспользоваться такими соответствующими правами. Например, в соответствующем заявлении о конфиденциальности должен быть указан выделенный адрес электронной почты или контактная форма, которые можно использовать для правильной обработки запросов о правах на данные. После получения так называемого «запроса на доступ к данным» у компании обычно есть один месяц, чтобы бесплатно предоставить копию личных данных посетителя, которые она хранит.
Когда посетитель запрашивает удаление своих данных, если данные превысили срок хранения или посетитель отозвал свое согласие и нет других правовых оснований для обработки, компания должна удалить их. Что касается процесса обработки, личность запрашивающего должна быть проверена, чтобы предотвратить выдачу себя за других, а затем ИТ-отделы, службы безопасности и другие отделы должны согласовать полное удаление или анонимизацию соответствующих данных во всех местах хранения и записать эту операцию. Очень важно построить стандартизированный процесс реагирования на нарушения прав.
Как реагировать на утечку данных посетителей
Хотя профилактические меры выполнены, необходимо быть готовым к возможным утечкам данных. Если возникает ситуация с безопасностью, которая может привести к утечке персональных данных посетителей, например, отсутствие реестра или незаконное проникновение в базу данных, компания должна оценить риск в течение 72 часов и сообщить в надзорный орган, если он определит, что существует риск для прав и свобод субъекта данных. Если риск относительно высок, пострадавшие посетители должны быть проинформированы напрямую.
Должен быть план реагирования, включающий группу экстренного реагирования. Члены этой команды представляют юридический отдел, ИТ-отдел, отдел по связям с общественностью и отдел безопасности. Эта группа отвечает за локализацию уязвимостей, оценку воздействия, сообщение о соответствующих ситуациях в соответствии с законом и принятие соответствующих мер по исправлению положения. После этого необходимо проанализировать причины инцидента и укрепить имеющиеся слабые звенья. Регулярно проводите тренировки по реагированию на утечку данных, чтобы гарантировать, что в случае реального инцидента реакция будет быстрой и соответствующей требованиям, тем самым сводя к минимуму ущерб посетителям и репутации компании. Предоставляйте глобальные услуги по закупкам слабых текущих интеллектуальных продуктов!
Считаете ли вы, что при настройке системы управления посетителями вашей компании самым сложным аспектом является формулирование самого процесса обеспечения соответствия или обеспечение того, чтобы каждый сотрудник, работающий на переднем крае, мог тщательно внедрить его в свою повседневную работу? Добро пожаловать, поделитесь своим практическим опытом или недоумением в области комментариев. Если эта статья оказалась для вас полезной, пожалуйста, поставьте ей лайк и поделитесь ею.
Добавить комментарий