В нынешней ситуации быстрой глобализации и цифровизации нормативно-правовая среда, с которой сталкиваются предприятия, становится все более сложной и меняется чрезвычайно быстро. Эффективное управление и контроль нормативных изменений является не только фундаментальной основой соблюдения требований, но и ключевым моментом, позволяющим предприятиям избегать рисков и сохранять конкурентные преимущества. Профессиональная система управления нормативными изменениями может помочь компаниям систематически отслеживать, анализировать и внедрять нормативные обновления, исходящие из разных юрисдикций, превращая пассивное реагирование в упреждающее управление.
Что такое система управления нормативными изменениями
Система управления нормативными изменениями используется для выявления, оценки, отслеживания и реагирования на изменения в законах, положениях и стандартах, которые влияют на корпоративную деятельность. Это структура, которая объединяет процессы, технологии и методы. Его суть заключается в создании централизованного информационного центра для единообразного сбора и классификации нормативной информации, разбросанной по различным ведомствам, регионам или внешним источникам.
Система обычно состоит из нескольких основных модулей. Среди них модуль разведывательного мониторинга будет отвечать за автоматический сбор информации из официальных бюллетеней, отраслевых веб-сайтов и других каналов. Модуль оценки воздействия поможет команде по обеспечению соответствия проанализировать потенциальное влияние новых правил на конкретные бизнес-процессы компании. Модуль распределения и отслеживания задач позволит назначить необходимые действия конкретным ответственным лицам и отслеживать ход выполнения. Наконец, модуль отчетности и архивирования используется для создания сертификатов соответствия и журналов аудита.
Зачем бизнесу нужна система управления нормативными изменениями
Для компаний, которые участвуют в транснациональных операциях или работают в жестко регулируемых отраслях, таких как финансы, медицина и энергетика, использование ручных методов отслеживания изменений в нормативных актах очень неэффективно и подвержено ошибкам. Если пропустить особенно важное обновление нормативных требований, это может привести к огромным штрафам, сбоям в работе и даже нанесению ущерба репутации компании. Например, есть небольшие изменения в новом руководстве ЕС по защите данных, которое вполне может потребовать от компаний немедленного обновления своих глобальных соглашений об обработке данных.
Таким образом, инвестирование в системы управления нормативными изменениями основано не только на неприятии риска, но и на стратегическом инвестиционном поведении. Повышая эффективность соблюдения требований, это освобождает производительность труда юристов и специалистов по соблюдению требований, позволяя им сосредоточиться на более ценной аналитической работе. В то же время систематический контроль может продемонстрировать регулирующим органам отличные стандарты корпоративного управления компании и завоевать доверие во время подачи заявок на получение лицензии или расследований.
Каковы основные функции системы управления нормативными изменениями?
Основная функция — автоматический мониторинг и оповещение. Это зрелая система, которая может сканировать сотни источников информации в течение 24/7 на основе ключевых слов, юрисдикций и отраслей, заданных предприятием. Как только соответствующие изменения будут обнаружены, оповещение будет немедленно отправлено назначенному персоналу по электронной почте или через интегрированные средства связи, и к нему будет приложен предварительный анализ.
Это функция рабочего процесса и совместной работы. Система преобразует нормативные изменения в конкретные задачи, такие как «Обновление XX шаблона контракта» и «Пересмотр XX руководства по работе отдела», а затем назначает их соответствующему ответственному юридическому, деловому или техническому лицу. Все связанные обсуждения, изменения документов и исторические версии сосредоточены на одной панели задач, чтобы обеспечить прозрачность и отслеживаемость процесса.
Как выбрать систему управления нормативными изменениями
При выборе системы компания должна сначала провести внутренний анализ спроса, чтобы уточнить области регулирования, сегментацию отрасли, типы источников информации, которые необходимо отслеживать, а также с какими существующими системами (такими как платформы ERP и GRC) необходимо интегрировать систему. Бюджет и возможности внутренней ИТ-поддержки также являются ключевыми факторами. Мы предоставляем глобальные услуги по закупкам слаботочных интеллектуальных продуктов!
Затем проводится работа по оценке поставщика, ориентированная на широту и точность охвата его источников данных, способность искусственного интеллекта анализировать нормативные тексты, степень настраиваемости системы и опыт пользователя. Поставщик обязан предоставить примеры, специфичные для отрасли, и спросить, обладает ли его команда поддержки клиентов соответствующими нормативными знаниями, а не только техническим опытом.
Каковы проблемы внедрения системы управления нормативными изменениями?
Самые большие проблемы часто возникают внутри организации, а не из технических аспектов. Сопротивление изменениям – это нормально, и бизнес-подразделения могут рассматривать это как дополнительное бремя. Успешная реализация требует четкой поддержки со стороны высшего руководства и соответствующих связей между использованием системы и анализом эффективности работы подразделений. В то же время обязательно обеспечивайте адекватное и постоянное обучение ключевых пользователей, чтобы они понимали, как система на самом деле снижает, а не увеличивает их рабочую нагрузку.
Еще одной проблемой является ситуация «мусор на входе, мусор на выходе». Если область мониторинга системы установлена слишком широко, это вызовет поток предупреждений. Затем из-за потока предупреждений команды быстро устают и пропускают важную информацию. Поэтому на ранних этапах вам следует тесно сотрудничать со специалистами по соблюдению требований, чтобы тщательно корректировать ключевые слова мониторинга и правила фильтрации, а также продолжать оптимизировать во время текущего процесса, чтобы гарантировать, что информация может быть точно передана.
Каковы будущие тенденции развития систем управления нормативными изменениями?
В будущем в такие системы будут более глубоко интегрированы технологии искусственного интеллекта и обработки естественного языка. Они могут не только выявлять изменения в правилах, но также понимать их контекст и потенциальные намерения, автоматически генерировать более точные и точные отчеты об оценке воздействия и даже давать рекомендации по конкретным контрмерам. Основываясь на исторических данных, машинное обучение также может предсказать изменение тенденций в конкретных областях регулирования.
Система станет более открытой и платформенной. С помощью стандартизированных API поток данных о нормативных изменениях может быть легко встроен в различные операционные системы предприятия, а также в процесс принятия решений для достижения истинной «встроенности в соответствие». Например, как только новые правила вступят в силу, соответствующие инструменты проектирования продуктов или системы закупок сразу же получат подсказки о проверке соответствия, чтобы предотвратить риски от источника.
Какие области нормативных изменений в вашей компании или отрасли, по вашему мнению, наиболее актуальны, но их трудно отслеживать прямо сейчас? Вы можете поделиться своими наблюдениями в комментариях. Если вы считаете, что эта статья вам полезна, пожалуйста, поставьте лайк и поделитесь ею.
Добавить комментарий