В рамках управления инженерными проектами управление документами и информацией является основной и очень важной задачей. Он проходит через весь процесс реализации проекта от инициации до реализации. Это не только носитель учета результатов работ, но и гарантия качества проекта, уточнения ответственности всех сторон и обеспечения строительства. Ключевой основой процесса является соблюдение норм и требований к проектированию. Многие проекты имеют споры или проблемы с качеством. Выявление первопричин зачастую связано с отсутствием, нестандартностью или хаотичностью управления исполнительными документами. Полная, точная и отслеживаемая система исполнительной документации является краеугольным камнем бесперебойной реализации проекта и его успешной реализации.
Почему исполняемые файлы важны в инженерных проектах?
Исполнительными документами являются объективные записи, подтверждающие выполнение всех строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным проектом и действующими нормами. Его основная ценность заключается в обеспечении механизма отслеживания. После завершения проекта эти документы представляют собой «свидетельство о рождении» всего жизненного цикла объекта, которое имеет важное значение для последующей эксплуатации, технического обслуживания, ремонта и даже расследования аварийных ситуаций.
В случае отсутствия полных исполнительных документов проект столкнется с рисками как на юридическом уровне, так и во время фактической передачи. С юридической точки зрения, возможно, не удастся доказать соответствие работ, а с технической – вызовет большие трудности при последующем обслуживании. Поэтому его важность заключается не только в фиксации прошлого, но и в защите будущего.
Что именно содержит исполняемый файл?
Рабочие чертежи предусмотрены соответствующими законами и нормативными актами. Комплексная концепция исполнительной документации обычно включает в себя различные конкретные пояснительные документы, показывающие соответствие фактически выполненных работ проектным чертежам или фиксирующие изменения, одобренные проектировщиком. Помимо основной содержательной части с примечаниями, она охватывает также ряд специальных записей.
К этим записям часто относятся скрытые приемочные листы, а также акты приемки основных конструкций, протоколы пуско-наладочных испытаний оборудования и систем и т. д. Например, для сварочных работ существует специальный журнал сварки, формат которого также имеет соответствующие спецификации. Короче говоря, исполнительная документация является чрезвычайно всеобъемлющей и направлена на то, чтобы доказать качество и соответствие окончательных результатов строительства на всех уровнях.
В чем разница между исполняемыми файлами и производственными файлами?
На практике исполнительные документы часто относят к понятию «производственные документы». Однако между ними существуют различия в фокусе. В производственной документации в основном фиксируется рабочий процесс, что является динамическим методом управления в ходе строительства. Он охватывает общие журналы работ, различные журналы специальных работ, журналы авторского надзора и т. д.
Исполнительные документы фокусируются на конечных результатах и статусе завершения работ и могут быть поняты таким образом. В производственных документах фиксируется «как это сделать» и «процесс выполнения». Однако исполнительные документы подтверждают, «что было сделано» и «соответствуют ли результаты стандартам». Вместе они образуют полную файловую систему проекта, которая должна быть представлена в рабочий комитет или национальную приемочную комиссию после завершения и сдачи проекта.
Как эффективно организовать и архивировать исполнительные файлы
Четкий план является ключом к эффективному управлению записями. Разработчикам необходимо сделать соответствующий выбор в отношении содержимого файла, категории файла и конкретного формата файла на основе требований единой системы. Это показывает, что вы никогда не сможете скомпилировать его так, как хотите. Наоборот, можно только следовать установленным стандартам и нормам.
При организации необходимо создать систему хранения данных с четким кодированием и логикой, чтобы каждый чертеж и каждый отчет об испытаниях можно было быстро найти. Все соответствующие документы, такие как чертежи завершения установки свай, отметки для установки и другие чертежи, должны быть полностью сохранены. Ключевым моментом является обеспечение четкого определения ответственных лиц и процессов управления на протяжении всего процесса, от создания документов, проверки до архивирования, чтобы предотвратить исчерпание дополнительных документов, когда проект переходит на более поздние стадии.
Каковы распространенные ошибки при подготовке исполняемых файлов?
При составлении исполнительных документов некоторые распространенные ошибки окажут серьезное влияние на их юридическую силу и потребительную ценность. Наиболее заметной проблемой является то, что документы не соответствуют реальной ситуации на объекте, а маркировка на чертежах не отражает конструктивные изменения. Другая ошибка заключается в отсутствии или неполноте документов, таких как отсутствие необходимых скрытых протоколов инженерной приемки или сертификации материалов.
Часто возникает проблема несоблюдения установленного формата и требований, таких как общие журналы работы или специальные журналы, которые не заполняются в соответствии с установленным форматом. Что еще более серьезно, так это то, что для проведения проверок подготавливаются официальные документы, в результате чего они теряют значение подлинных записей. Эти ошибки вызовут серьезные проблемы при проведении аудита проекта, при отслеживании качества, а также вызовут серьезные проблемы при передаче прав собственности.
Как цифровые инструменты управляют исполняемыми файлами
С развитием технологий стало тенденцией использовать цифровые инструменты для управления исполнительными документами. Хотя традиционные бумажные документы по-прежнему имеют свой статус, преимущества цифровых систем с точки зрения эффективности, доступности и безопасности значительны. Одно из основных предложений — создавать независимые метаданные для каждого документа, охватывающие уникальные идентификаторы, статус, версии и связи.
Централизованное хранение файлов – преимущество оцифровки. Контроль версий также является одним из его преимуществ. Утверждение процесса является одним из его преимуществ. Управление разрешениями также является проявлением преимуществ цифровизации. Например, обновление, утверждение и выпуск чертежей можно выполнить онлайн, а записи будут автоматически сохраняться. Для больших и сложных проектов это может значительно сократить задержки и ошибки доставки файлов. Конечно, цифровое управление требует соответствующих инвестиций в программное и аппаратное обеспечение, а также институциональных гарантий, но долгосрочные выгоды, которые оно приносит, оправдывают инвестиционные затраты.
Для тех из вас, кто занимается управлением проектами, какая самая большая трудность, связанная с оформлением документов, с которой вы сталкивались в предыдущих проектах? Это потому, что стандарты не были последовательными на раннем этапе, заполнение на среднесрочном этапе не соответствовало требованиям спецификации, или это была неприятная ситуация при подаче и сортировке на более позднем этапе? Добро пожаловать, поделитесь своим опытом и решениями в области комментариев. Если эта статья может быть вам полезна, поставьте ей лайк или поделитесь ею с другими коллегами.
Добавить комментарий