В рамках управления проектами в области инжиниринга услуги, предоставляемые исполнительными документами, являются ключом к обеспечению соответствия проекта требованиям соответствия законодательству, основной опорой, позволяющей отслеживать ход проекта, а также важной базовой работой по достижению четкого разделения обязанностей между всеми соответствующими сторонами. Оно ни в коем случае не ограничивается простой интеграцией и сортировкой документов, а представляет собой систематическую управленческую деятельность, которая проходит на протяжении всего жизненного цикла проекта от начала до завершения. Качественная исполнительная документация является необходимой предпосылкой для бесперебойной реализации проекта, важной поддержкой для завершения расчетных работ, а также прочной юридической и технической основой для эффективной последующей эксплуатации и обслуживания. Степень профессионализма, которым он обладает, напрямую связана с конечным успехом проекта и уровнем риска, с которым сталкивается компания.
Каково основное содержание служб исполняемых файлов?
От начала проекта до стадии приемки завершения весь процесс фиксируется исполнительными документами. Основное содержание включает в себя строительные журналы, различные протоколы приемки, а также формы проверки материалов и оборудования. Кроме того, существуют также заказы на техническое одобрение, уведомления об изменении конструкции, скрытые инженерные изображения и т. д. Эти документы вместе составляют «отчет о физическом осмотре» проекта, а также «юридический сертификат».
Каждый проектный документ должен быть строго синхронизирован с фактическим ходом реализации проекта, чтобы обеспечить подлинность и своевременность документа. В противном случае возникнет ряд проблем. Например, акт приемки скрытых проектов, этот необходимый документ, должен быть подписан и подтвержден строительной организацией, руководителем и строительной организацией, прежде чем он будет засыпан землей или запечатан. Отсутствие или дополнение таких ключевых документов позднее повлечет за собой большие риски в последующей аудиторской работе или при возникновении споров и может даже привести к тому, что часть объема проекта не будет признана соответствующими сторонами.
Почему исполняемые документы влияют на расчет проекта?
Расчеты по проекту основаны не только на чертежах и контрактах, но в большей степени зависят от физической рабочей нагрузки, определенной в технологических документах. Все изменения конструкции, проектные визы, замены материалов и т.п. должны быть подтверждены соответствующими письменными документами. Аудитор имеет право не признавать дополнительную работу, не оформленную документально.
На этапе урегулирования обе стороны часто оспаривают разумность определенных комиссий за изменение. В это время наиболее убедительным доказательством становится четкая, полная, подписанная и проштампованная «Форма визы на объект проекта» или «Форма утверждения заявки на расходы» со всеми установленными процедурами. Документация часто напрямую приводит к корпоративным потерям.
Как наладить эффективный процесс управления исполнительной документацией
Отправной точкой эффективного управления являются четкие процессы и распределение обязанностей. Перед началом работы проектному отделу необходимо сформулировать «Правила управления документацией исполнения проекта», в которых должны быть четко указаны составители различных документов, а также рецензенты, процесс подписания, путь доставки и требования к подаче. В обычных обстоятельствах ежедневная работа по сбору и сортировке является обязанностью инженера проекта или специалиста по обработке данных.
Ключом к процессу является «режим реального времени» и «закрытый». Все инструкции и подтверждения технического и бизнес-уровня должны быть оформлены в виде официального документа и управляться в замкнутом цикле. Например, после внесения изменений в проект необходимо не только заархивировать чертежи, но также создать и подписать ряд производных документов, таких как корректировки плана строительства, изменения в закупках материалов и вызванные этим оценки воздействия периода строительства. Предоставляйте глобальные услуги по закупкам слабых текущих интеллектуальных продуктов!
Использование цифровых инструментов в исполнительном документообороте
При управлении обычными бумажными документами они имеют ряд недостатков, таких как их легко потерять, их трудно восстановить и неудобно делиться. В настоящее время во многих проектах для реализации цифрового управления используется специализированное программное обеспечение для управления проектами или платформы для совместной работы. Использование мобильных приложений для фотографирования на месте и загрузки протоколов приемки, завершения подписания и утверждения онлайн стало тенденцией развития.
Цифровизация не только повышает эффективность, но и усиливает контроль. В системе можно настроить процесс согласования, чтобы гарантировать, что ключевые документы не будут пропущены, все операции оставят следы, права и обязанности будут ясны, а данные будут храниться в облаке, которое можно будет постоянно сохранять и получать к ним доступ в любое время. Это создает возможность удаленного надзора за проектами и будущего анализа больших данных.
Распространенные ошибки и риски при выполнении файлообмена
Особенно распространенную ошибку можно охарактеризовать как «акцент на событиях на месте и пренебрежение сохранением данных», полагая, что достаточно просто правильно выполнить рабочие задачи. Такое понимание привело к крайне серьезному разрыву между соответствующими документами и ходом работ. На более позднем этапе для проверки было добавлено большое количество дополнительных подписей и даже были сделаны фальсификации. Юридические риски, с которыми пришлось столкнуться, были чрезвычайно высокими. Другая ошибка заключается в том, что подпись документа не соответствует стандартным требованиям, например, подпись от имени других, использование недействительной печати, пустая колонка комментария к подписи или просто подпись слова «согласен» без конкретного содержания комментария.
Такое неправильное операционное поведение приведет к тому, что документы потеряют свою доказательную силу на юридическом уровне. В случае возникновения аварии, связанной с качеством, или экономического спора, строительная организация может оказаться не в состоянии доказать, что она действовала в соответствии с правилами и нести основную ответственность. В то же время из-за этого также будут затруднены страховые выплаты.
Как выбрать профессионального аутсорсера по оформлению документов
Для компаний, которым не хватает собственных команд, целесообразным вариантом является передача этой работы соответствующим профессиональным организациям. В процессе выбора особое внимание необходимо уделять знанию поставщиком услуг соответствующих отраслевых норм, таких как процедуры управления данными строительного проектирования, а также фактическому инженерному опыту его руководителей проектов.
Вам нужно просмотреть архивные образцы услуг, которые он предоставлял в прошлом, чтобы понять, насколько строгим является его рабочий процесс. Необходимо уточнить сферу действия службы: отвечает ли она только за организацию и архивирование работ или охватывает раннее планирование, отслеживание процессов и руководство. При этом границы ответственности обеих сторон должны быть четко определены в договоре, особенно это касается вопроса ответственности за убытки, причиненные проблемами с документацией. Кроме того, необходимо также убедиться, что поставщик услуг имеет соответствующее страхование профессиональной ответственности.
В рамках вашего опыта реализации проекта случалась ли когда-нибудь ситуация, когда критически важный процессный документ отсутствовал или вызывал проблемы, которые препятствовали ходу проекта или вызывали дополнительные затраты? Мы тепло приветствуем вас, чтобы поделиться своим опытом и идеями в области комментариев. Если вы считаете, что этот текст может помочь вам в определенной степени, пожалуйста, поставьте ему лайк, чтобы поддержать его и поделиться им с другими коллегами.
Добавить комментарий