В эпоху цифровизации защита персональных данных стала глобальной проблемой. После введения в действие Общего регламента ЕС по защите данных, также известного как GDPR, он выдвинул строгие требования к различным организациям по обработке информации о посетителях. Будь то бизнес, школа или государственное учреждение, если они задействуют данные жителей ЕС, они должны соблюдать требования соответствия GDPR. Это не только связано с соблюдением законодательства, но и является чрезвычайно важной основой для построения доверия пользователей. В реальном процессе работы управление посетителями часто игнорируется, но является одним из аспектов самого высокого риска.
Как определить данные о посетителях в GDPR
Согласно правилам GDPR, данные о посетителях включают в себя любую информацию, которая может прямо или косвенно идентифицировать человека. Это не только имя и контактная информация, но и записи времени доступа, номера автомобилей, изображения с камер наблюдения и т. д. Даже причина визита и записи администратора — все это защищенные данные. Необходимо обратить особое внимание на то, что даже если регистрация посетителей используется в целях безопасности, необходимо соблюдать принцип минимизации данных.
На практике многие организации до сих пор используют бумажные реестры, что создает огромный риск утечки данных. Более совместимым подходом было бы использование цифровой системы управления посетителями для обеспечения хранения зашифрованных данных и контроля доступа. При этом необходимо уточнить срок хранения данных. Например, общие записи посетителей не должны храниться более 6 месяцев, если нет особых требований безопасности. Регулярная очистка устаревших данных является основным условием соблюдения GDPR.
Как получить действительное согласие на управление посетителями
Получение действительного согласия является основным и ключевым звеном соблюдения GDPR. Согласие должно быть добровольным, конкретным, информированным и ясным. Для управления посетителями это означает, что условия согласия не могут быть скрыты в других документах, а поля согласия не могут быть предварительно заданы. Лучше всего представить форму согласия отдельно при регистрации посетителя и понятным языком объяснить цель сбора данных и метод их использования. .
Особое внимание следует уделить обязательности уведомления камер наблюдения. На входе должны быть таблички с указанием зоны наблюдения, цели обработки данных и контактной информации ответственного за защиту данных. Тем посетителям, которым необходимо войти в систему, должна быть предоставлена возможность отказаться от согласия, а в основных услугах не может быть отказано из-за отказа в согласии. Организация несет ответственность за регистрацию статуса согласия и возможность предоставить доказательства в любое время.
Меры безопасного хранения данных посетителей
Что касается безопасности данных, это краеугольное требование GDPR. Для хранения данных посетителей должны быть приняты соответствующие технические и организационные меры. Технические меры включают шифрование данных, контроль доступа, регулярное резервное копирование и обновления безопасности. Организационные меры включают обучение сотрудников, управление полномочиями и планы реагирования на чрезвычайные ситуации. Особого внимания требует то, что данные разного уровня чувствительности должны храниться иерархически.
Важно как можно скорее оцифровать бумажную регистрационную форму, а затем безопасно уничтожить оригинал, чтобы предотвратить его произвольное прочтение посторонними лицами. Электронная система хранения должна обеспечить разделение разрешений. Обычные сотрудники стойки регистрации могут только вводить данные, а для изменения и удаления требуется авторизация более высокого уровня. Любой доступ к данным должен оставляться в журналах аудита и проводить регулярные оценки безопасности. Шифрование хранилища и обеспечение отдельного хранения ключей дешифрования — эффективный способ предотвратить утечку данных.
Реализация и защита прав посетителей
GDPR предоставляет субъектам данных ряд прав, включая право на доступ, право на исправление, право на забвение и право на переносимость данных. В случае управления посетителями, когда посетитель запрашивает личную информацию, организация может предоставить ее бесплатно в течение 30 дней. Если посетители обнаружат, что регистрационная информация неверна, они имеют право потребовать немедленного исправления.
Чтобы добиться права на забвение, необходимо создать эффективный механизм удаления данных. Когда посетитель отзывает свое согласие и когда срок хранения данных истекает, его личная информация должна быть полностью и полностью удалена. Сюда входят резервные данные и данные, которые могут быть переданы третьим лицам. Ключевым моментом для обеспечения соблюдения требований является создание упрощенного процесса обработки запросов на получение прав и назначение ответственных лиц. При этом необходимо предотвратить чрезмерный сбор данных и снизить ответственность за последующее управление.
План предотвращения утечки данных и реагирования на нее
Чтобы предотвратить утечку данных, необходимо использовать многоуровневую защиту. В начале процесса регистрации посетителей необходимо использовать безопасную систему программного обеспечения, чтобы избежать использования незашифрованных таблиц Excel или обычных электронных писем для передачи данных о посетителях. Сотрудники должны проходить регулярное обучение GDPR для повышения осведомленности о безопасности и предотвращения внутренних утечек. Для доступа к системе должна быть реализована двухфакторная аутентификация, чтобы снизить риск несанкционированного доступа.
В случае утечки данных необходимо сообщить об этом регулирующему органу в течение 72 часов. Если нарушение представляет собой высокий риск, необходимо уведомить пострадавших лиц. Организациям следует заранее разработать подробный план реагирования на чрезвычайные ситуации с четкими обязанностями, процедурами и коммуникационными стратегиями. Регулярно проводите тренировки по утечке данных, чтобы проверить эффективность механизмов реагирования. Все инциденты безопасности и процессы разрешения должны быть записаны как часть доказательства соответствия.
Особые требования к трансграничной передаче данных посетителей
Когда данные посетителей передаются в страны за пределами ЕС, необходимо убедиться, что принимающая страна обеспечивает соответствующий уровень защиты. В настоящее время существует очень мало стран, признанных ЕС, таких как Швейцария и Канада. Соединенным Штатам необходимо полагаться на альтернативные механизмы после соглашения Privacy Shield, такие как Стандартные договорные положения (SCC).
Даже в реальных ситуациях эксплуатации, если вы используете облачную систему управления посетителями, вы должны подтвердить, соответствует ли поставщик услуг требованиям GDPR, а затем подписать соглашение об обработке данных. Даже если это просто передача данных внутри группы, если речь идет о филиалах за пределами ЕС, также необходимы соглашения о соблюдении требований. Перед трансграничной передачей данных должна быть проведена оценка риска, правовая основа должна быть задокументирована, и это должно быть четко доведено до сведения посетителей в политике конфиденциальности.
Предоставляйте глобальные услуги по закупкам слабых текущих интеллектуальных продуктов!
Какие меры в настоящее время принимаются в вашей организации для обеспечения соблюдения GDPR при управлении посетителями? Вы можете поделиться своим практическим опытом в комментариях. Если вы нашли эту статью полезной, пожалуйста, поставьте ей лайк и поделитесь ею с большим количеством нуждающихся людей.
Добавить комментарий