В эпоху цифровых технологий защита персональных данных стала глобальной проблемой. Общий регламент по защите данных, также известный как GDPR, представляет собой строгое нормативное требование, установленное Европейским Союзом. В нем предусмотрены четкие требования к процессу управления посетителями различных организаций, будь то корпоративное офисное здание, медицинское учреждение или школа. Школы, поскольку они участвуют в обработке данных граждан ЕС, должны пересмотреть способы регистрации, хранения и использования своих посетителей. Суть GDPR заключается в том, чтобы предоставить людям контроль над своими данными, что показывает, что традиционные бумажные реестры или простые электронные записи больше не могут удовлетворить потребности в соблюдении требований. Внедрение системы управления посетителями, соответствующей стандартам GDPR, не только предполагает вопросы соблюдения законодательства, но в то же время является ключевой основой для построения доверительных отношений между организацией и посетителями, что является чрезвычайно важным фундаментом.
Как разработать процесс регистрации посетителей в соответствии с GDPR
Чтобы спроектировать процесс регистрации посетителей, соответствующий регламенту, необходимо сначала уточнить принцип минимизации сбора данных. Это означает, что собирается только абсолютно необходимая информация о посетителе, такая как имя, объект посещения, время посещения и т. д., чтобы избежать чрезмерного сбора несущественных данных, таких как идентификационный номер и номерной знак. Регистрационный офис должен предоставить четкое заявление об обработке данных и использовать простой и понятный язык для описания конкретной цели информации, периода хранения и прав посетителя, а не использовать сложные юридические термины. В реальном процессе работы можно использовать иерархический метод согласия, чтобы отделить данные, необходимые для необходимых услуг, от необязательных данных для получения согласия.
Физическая среда процесса регистрации также должна соответствовать требованиям GDPR. При использовании бумажных бланков необходимо обеспечить, чтобы место хранения бланков не было досмотрено посторонними лицами, и быть указаны сроки регулярного уничтожения. Что касается системы электронной регистрации, то должен быть установлен механизм автоматического удаления данных, а форма должна быть предварительно заполнена в зависимости от характера доступа. Установите период хранения данных. Как правило, данные должны быть удалены или анонимизированы в течение нескольких недель после окончания посещения. Сотрудники должны пройти специальную подготовку, чтобы объяснить посетителям политику обработки данных и помочь им реализовать свои права, такие как право отозвать согласие или потребовать удаления данных в любое время.
Каковы требования безопасности к хранению данных посетителей?
GDPR требует от организаций принятия соответствующих технических и организационных мер для защиты безопасности персональных данных. Для данных посетителей это означает, что они должны быть зашифрованы и сохранены, будь то данные в состоянии покоя или данные в пути. Разрешения на доступ должны соответствовать принципу наименьших привилегий, чтобы только авторизованный персонал мог получить доступ к определенным данным в течение необходимого срока. Система должна иметь функцию журнала аудита для записи всех операций с данными посетителей, в том числе, кто обращался к информации, в какое время и по какой причине.
Во время реальных операций по развертыванию локальное серверное хранилище должно быть оснащено межсетевым экраном, системами обнаружения и проверки вторжений, а также регулярно устанавливать обновления безопасности. Для решений облачного хранения вам следует выбрать поставщика услуг, соответствующего GDPR, и подписать соглашение об обработке данных. Регулярные оценки безопасности и тесты на проникновение абсолютно необходимы, а сканирование уязвимостей следует выполнять не реже одного раза в квартал. Резервное копирование данных также должно иметь тот же уровень безопасности, а резервные копии данных также должны иметь четкий срок хранения и механизм удаления. При возникновении неожиданной утечки данных организации должны сообщить об этом регулирующим органам в течение 72 часов и незамедлительно уведомить пострадавших посетителей.
Какие данные посетители имеют право потребовать удаления?
В соответствии с «правом на забвение» GDPR посетители могут попросить контролера удалить их личные данные, особенно если данные больше не нужны для первоначальной цели, согласие было отозвано или обработка данных является незаконной. Что касается управления посетителями, это касается имен, контактной информации, записей о посещениях, подписей и биометрических данных, которые могут быть собраны во время регистрации посетителей, таких как изображения лиц. Даже если посетитель не запрашивает это активно, организации должны автоматически удалять эту информацию по истечении запланированного периода хранения.
В реальных связанных операциях организациям необходимо установить упрощенный процесс запроса на удаление данных, например, предоставить посетителям конкретный адрес электронной почты или онлайн-форму для отправки запросов. После получения запроса соответствующие работы по проверке и удалению должны быть завершены в течение 30 дней, а операция удаления должна быть подтверждена. Важно отметить, что некоторые данные не могут быть немедленно удалены из-за юридических обязательств, например записи внутреннего доступа во время расследования инцидента безопасности. В этом случае организации должны четко информировать посетителей об условиях хранения и заранее удалять данные по окончании срока хранения. Предоставляйте глобальные услуги по закупкам слабых текущих интеллектуальных продуктов!
Как обработать запрос посетителя на отзыв согласия
Даже если посетители имеют право отозвать ранее данное согласие на обработку данных в любое время, и отзыв должен быть таким же простым, как и предоставление согласия, организации должны четко информировать посетителей об этом праве при первой регистрации и предоставлять интуитивно понятные каналы отзыва, такие как специальные ссылки, электронная почта или формы на сайте. Отзыв согласия имеет ретроспективный характер, что означает, что организация должна прекратить обработку всех данных на основании согласия, если не будут найдены другие законные основания для обработки, поддерживающие сохранение.
В реальных рабочих ситуациях система должна быть спроектирована с функцией вывода средств в один клик, чтобы гарантировать прекращение обработки данных сразу после получения запроса. Однако следует отметить, что законность обработки данных до отзыва не будет затронута. Персонал должен быть обучен быстро распознавать и обрабатывать запросы на снятие средств, а не пытаться убедить посетителей сохранить свое согласие. Если в обработке данных участвуют несколько сторон, организация несет ответственность за уведомление всех партнеров о прекращении обработки соответствующих данных. Вполне возможно, что некоторые необходимые услуги не могут быть предоставлены на постоянной основе из-за отзыва согласия, например, биометрический доступ к системам безопасного доступа, и посетители должны быть заранее проинформированы об этой ситуации.
Как управление посетителями реализует оценку воздействия на защиту данных
DPIA, или оценка воздействия на защиту данных, является обязательным требованием, налагаемым GDPR на деятельность по обработке данных с высоким уровнем риска. Для управления посетителями, если оно предполагает масштабную обработку специальных категорий данных, систематический мониторинг или использование новых технологий, то оценка должна быть реализована. Процесс оценки охватывает систематическое описание операций по обработке данных, а также оценку необходимости и соразмерности, а также множество этапов, таких как выявление рисков и планирование мер по их снижению. В ходе этой оценки следует пригласить к участию сотрудника по защите данных (DPO), а при необходимости следует проконсультироваться с регулирующими органами.
При внедрении на практике организациям следует тщательно документировать типы данных в системе управления посетителями, а также их поток, место хранения и права доступа. Анализ рисков должен охватывать весь жизненный цикл от регистрации до уничтожения, уделяя особое внимание общим рискам, таким как легко читаемые бумажные формы, незашифрованные электронные системы и чрезмерное хранение данных. Для результатов среднего и высокого риска важно разработать конкретные планы реагирования, такие как внедрение технологий повышения конфиденциальности или корректировка бизнес-процессов. DPIA не является разовым мероприятием и его следует переоценивать при серьезных изменениях в системе управления посетителями или регулярно каждые два года.
Каковы последствия нарушения правил обработки посетителей GDPR?
Организации, нарушающие правила управления посетителями GDPR, могут быть подвергнуты административным штрафам, размер которых может достигать 20 миллионов евро или 4% мирового годового оборота, в зависимости от того, какая сумма больше. Регулирующие органы имеют право приказать организациям прекратить деятельность по обработке данных, в том числе приостановить использование систем управления посетителями, которые не соответствуют правилам. Пострадавшие посетители также могут подать коллективный иск для получения компенсации, включая материальные потери и моральный ущерб. Помимо финансовых санкций, ущерб репутации организации и потеря доверия клиентов, вызванные нарушениями, часто имеют долгосрочные негативные последствия.
Практические примеры показывают, что размер штрафа будет всесторонне учитывать различные факторы, такие как характер нарушения, продолжительность, количество пострадавших и отношение к сотрудничеству. Например, французское агентство по защите данных оштрафовало на десятки тысяч евро компании, которые используют бумажные реестры посетителей и не предоставляют четкой информации о статусе обработки данных. Помимо регулятивных санкций, организации также могут столкнуться с риском нарушения контракта, особенно если соглашения с клиентами включают положения о соответствии GDPR. Соответствующая требованиям система управления посетителями — это не просто требование закона, это ключевой способ продемонстрировать приверженность организации уважению конфиденциальности.
В вашей организации полностью ли учитывается внедряемая в настоящее время система управления посетителями требованиям GDPR? Вы можете поделиться своим практическим опытом в комментариях. Если вы считаете, что эта статья полезна, поставьте лайк и поделитесь ею с коллегами, которым необходимо знать эту тему.
Добавить комментарий